¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica es un concepto legal que da cobertura a aquellas tecnologías que permiten obtener las mismas funciones, con técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas, que la firma de documentos en papel. Podemos indicar como funciones que desempeña la firma electrónica a las siguientes:

·         Autenticación de una persona previamente identificada.

·         Autenticación del origen de unos datos.

·         Declaración de conocimiento.

·         Declaración de voluntad.

Características

·         La Factura Electrónica va firmada digitalmente por el emisor.

·         La numeración es autorizada vía Internet por el SII.

·         Puede ser impresa en papel normal, sin necesidad de tener un fondo impreso o timbrado.

·         Se puede consultar la validez del documento en la página web del SII.

·         Los contribuyentes autorizados como emisores electrónicos pueden seguir emitiendo facturas tradicionales y quedan habilitados para recibir electrónicamente los DTE que le envíen otros contribuyentes.

     Existen otros tipos de firmas, como la firma electrónica avanzada y la firma electrónica reconocida:

La firma electrónica avanzada nos permite:

·         Identificar al firmante.

·         Detectar cualquier cambio posterior de los datos firmados.

·         Vincular al firmante y a los datos firmados de manera única.

·         Ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su control exclusivo.

      La firma electrónica reconocida la podemos definir como todo mecanismo tecnológico que nos puede obtener la autenticidad documental electrónica, es decir, que podemos:

·         Proteger la integridad de los documentos electrónicos.

·         Autenticar el autor de estos documentos.

·         Imputar al autor de estos documentos la cualidad de autor de éstos.

     La Ley sobre firma electrónica fue publicada el 15 de septiembre del año 2003 por el Ministerio Secretaría General de la Presidencia, la Ley 19.799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha firma, reconoce que los órganos del Estado podrán ejecutar o realizar actos, celebrar contratos y expedir cualquier documento, dentro de su ámbito de competencia, suscribiéndolos por medio de firma electrónica simple. Igualmente señala que estos actos, contratos y documentos, suscritos mediante firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los expedidos en soporte de papel.

Proveedores Acreditados.

Los proveedores acreditados por el Servicio de Impuestos Internos son:

·         Acepta

·         E-Sign

·         E-Cert

·         CERTINET

·         E-PARTNERS

Cuadro comparativo:

Paso y requisitos para facturar electrónicamente.

En la actualidad se puede ser emisor de facturas electrónicas de dos maneras:

1)      Sistema de facturación gratuito de SII (Portal Mipyme)

     El Sistema de Facturación Gratuito del SII tiene como objetivo proveer a los contribuyentes de una funcionalidad básica y gratuita que les permita operar con facturas electrónicas y cumplir con la normativa que el SII ha establecido para los contribuyentes autorizados a emitir documentos tributarios electrónicos.

     La funcionalidad habilitada por el SII en su sitio web permite al contribuyente emitir y recibir Documentos Tributarios Electrónicos - Factura Electrónica, Nota de Crédito, Nota de Débito y Guía de Despacho- administrar los documentos emitidos y recibidos, registrar y enviar la Información Electrónica de Compras y Ventas al SII, ceder sus Facturas Electrónicas a terceros, entre otras funcionalidades.

Requisitos: Los requisitos que la empresa debe cumplir para que la inscripción en el Sistema de Facturación Gratuito del SII sea aceptada, son los siguientes:

Haber realizado y mantener vigente el trámite de inicio de actividades.

Calificar como contribuyente de Primera Categoría, de acuerdo a lo indicado en el Art. 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta.

No tener la condición de querellado, procesado o, en su caso, acusado por delito tributario, o condenado por este tipo de delito hasta el cumplimiento total de su pena.

No superar los 500 millones de pesos en las ventas efectuadas en los últimos 12 meses.

Los contribuyentes que cumplen con los requisitos de inscripción en el Sistema, sólo requieren disponer de un computador personal con acceso a Internet y un certificado digital para comenzar a disfrutar de las ventajas de la factura electrónica.

Es una exigencia del Servicio que ni el representante legal ni los usuarios autorizados tengan situaciones pendientes con el SII.

2)      Sistema de facturación de mercado (Facturar con software de mercado o desarrollados para la empresa)

El Sistema de Facturación de Mercado, es la utilización de un software comprado en el mercado o desarrollado por el propio contribuyente, el cual permite facturar electrónicamente con funcionalidades acordes a las necesidades de cada empresa y compatibles con sus propios sistemas.

Una vez que elija el software de mercado que utilizará, deberá postular para iniciar un proceso de certificación donde se realizan distintas pruebas con el SII. Una vez aprobadas todas las etapas, el SII lo autorizará como emisor electrónico mediante una resolución que será publicada en www.sii.cl.

Para ser emisor electrónico, usted debe tener presente lo siguiente:

Cumplir con los requisitos de postulación:

a)      Haber realizado y mantener vigente el trámite de inicio de actividades (*)

b)      Calificar como contribuyente de Primera Categoría, de acuerdo a lo indicado en el Art. 20 de la         Ley sobre Impuesto a la Renta.

c)       No tener la condición de querellado, procesado o, en su caso, acusado por delito tributario, o condenado por este tipo de delito hasta el cumplimiento total de su pena.

La postulación debe ser efectuada por un representante legal, autenticado con certificado digital.

El representante legal deberá inscribirse como postulante.

Realizar el proceso de certificación: Habiéndose aceptado la postulación del contribuyente, se le otorga acceso al ambiente de pruebas y certificación del SII, a través del Usuario Administrador y Usuarios Autorizados que haya registrado. En el Ambiente de Certificación se puede efectuar, en modalidad de prueba, todas las operaciones de un contribuyente autorizado, e iterar libremente enviando documentos de prueba en la medida que vaya depurando sus aplicaciones.

      La Certificación es un proceso compuesto por varios pasos, en cada uno de los cuales los postulantes van completando las pruebas solicitadas e informando su avance al SII. Una vez terminadas las pruebas, el postulante debe efectuar una declaración de avance, donde señala que junto con las pruebas exitosamente efectuadas, cuenta en su instalación con los procedimientos y condiciones solicitados por el SII para generar y recibir adecuadamente documentos tributarios electrónicos.

      Es importante considerar que el SII eliminará del ambiente de Certificación a los contribuyentes que no registren actividad en los últimos 6 meses. Los contribuyentes que hayan sido eliminados, deberán volver a registrar su postulación si es que desean completar la certificación.

       El proceso de certificación contempla los siguientes pasos:

§  Set de pruebas asignado por el SII

§  Set de Simulación

§  Set de intercambio de información

§  Envío de muestras de impresión

§  Declaración de cumplimiento de requisitos

§  Publicación de resolución y autorización

SII autoriza al contribuyente a ser emisor de Facturas Electrónicas.

La Ley

     La Ley N°20.727 de 2014 establece el uso obligatorio de la factura electrónica, junto a otros documentos tributarios electrónicos como liquidación factura, notas de débito y crédito y factura de compra. Los plazos que tendrán las empresas para adoptar este cambio dependerán de sus ingresos anuales por ventas y servicios y de su ubicación, si esta corresponde a una zona urbana o rural.

      Las grandes empresas deberán ser las primeras en incorporarse al sistema, y corresponden a aquellas con ingresos anuales por ventas y servicios en el último año calendario superiores a las 100.000 UF (aproximadamente 2.340 millones de pesos).

Los Beneficios

Principales beneficios de los facturadores electrónicos:

·         Ahorro de tiempo y dinero.

·         Elimina el riesgo de pérdida de documentos.

·         Permite almacenar documentos tributarios electrónicos (DTE's) digitalmente.

·         Permite realizar cesión de facturas en forma simple y en línea (Factoring).

·         Mejora la rapidez y confiabilidad de su proceso de facturación.

·         Mejora la imagen de credibilidad y transparencia de su empresa.

·         Permite diferir el pago del IVA por internet del día 12 al 20 de cada mes.

·         Exime de la obligación de timbrar las facturas y otros documentos tributarios en las oficinas del SII.

Otros de los beneficios de facturar electrónicamente, es que al facturar inmediatamente se envía una copia al SII, mientras que si trabajas con facturas en papel, en caso de pérdida debes dejar constancia en Carabineros ya que este es un instrumento legal y además el SII maltara y sancionará al infractor.

Documentos electrónicos que se pueden generar

·         Factura electrónica

·         Boleta de honorario

·         Nota de crédito

·         Nota de debito

·         Guía de despacho

·         Declaración

 

¿Por cuánto tiempo deberán ser conservadas las facturas, Facturas de Compra, Guías de Despacho, Liquidaciones, Liquidaciones-Factura, Notas de Débito y Notas de Crédito y los originales de las boletas?

Los duplicados de las facturas, Facturas de Compra, Guías de Despacho, Liquidación, Liquidaciones-Factura, Notas de Débito y Notas de Crédito y los originales de las boletas deben quedar en poder del emisor, como, asimismo, los originales y triplicados de los mismos documentos que deben quedar en poder del comprador o beneficiario de los servicios (cuando no hayan sido retirados por el SII) deberán conservarse durante los seis años calendarios completos siguientes.